¿Teletrabaja o no trabaja? El trabajo en tiempos de COVID-19
Por: Ramón Rosales Posas, Coordinador Académico-ICAP
Hasta ayer, las organizaciones públicas y privadas buscaban que el teletrabajo fuera una práctica común dentro de la estrategia de las instituciones, para constituir una opción de empleo para la sociedad, sin embargo, la situación actual, de ruptura ha obligado a cambiar abruptamente el entendimiento del trabajo y del teletrabajo.
En Costa Rica, el Estado fue generado leyes y procesos previos con el propósito de consolidar el Teletrabajo en las instituciones públicas y privadas, como un medio para modernizar la gestión, aumentar la productividad, reducir costos, favorecer la inclusión social y cumplir con la responsabilidad ambiental, pero los avances en la materia fueron muy lentos y por supuesto no se estaba preparado al cien por ciento a una situación de esta magnitud.
Algunos de estos proyectos relacionados con el teletrabajo, que se han implementado en Costa Rica se describen a continuación:
1.º) Modernización del Estado: Tiene como propósito dotar a Costa Rica de un Estado efectivo que promueva y favorezca la competitividad y el desarrollo nacional. Además, reducir costos operativos, aumentar la productividad y reducir consumo de combustibles.
2.º) Firma Digital: Su propósito, agilizar los trámites dentro del Estado y reducir costos de la gestión, eliminar desplazamientos innecesarios del personal que está teletrabajando.
3.º) Simplificación de trámites Su propósito es mejorar la eficiencia y competitividad del país, aumentar la productividad del personal que está Teletrabajando.
4.º) Centros Comunitarios Inteligentes – CECI: Buscan contribuir con el cierre de la brecha digital del país y brindar opciones para las personas que no pueden teletrabajar desde su casa.
5.º) Acuerdo Social Digital: Este plan propone dar conectividad y banda ancha en todo el país a los sectores más vulnerables. Al existir mayor ancho de banda se aumentan las opciones de Teletrabajo tanto para los funcionarios públicos como para la población en general.
6.º) Red de conectividad Municipal: Este esfuerzo integra a las 81 Municipalidades, 8 Concejos Municipales de Distrito, 12 Federaciones de Municipalidades y la Unión de Gobiernos Locales, permitirá una mayor conectividad entre todos los municipios facilitando el teletrabajo entre la comunidad.
7.º) Portal Municipal Interactivo: Es una herramienta para el apoyo a la modernización de los servicios municipales que busca hacer más eficiente la relación entre el municipio y su ciudadanía. Facilita el acceso a los servicios en línea lo cual contribuye a mejorar la productividad en el teletrabajo.
Queda claro que, estos esfuerzos estatales, tienen como propósito crear las bases para fomentar el teletrabajo, pero que, ante la situación actual, son insuficientes.
Además, estos proyectos tenían también un propósito fiscal; la reducción del déficit, mediante el ahorro de recursos, debido a que la virtualización del trabajo propone hacer un uso eficiente de los recursos de las organizaciones, los datos preliminares indican que un teletrabajador genera ahorros directos cercanos a los 270.000 colones mensuales en un año los ahorros pueden ser cercanos a 3.240.000,00. En 1000 funcionarios públicos se tendrían cerca de 3240 millones al año de ahorros.
Sin embargo, además de las ventajas, este cambio de paradigma exige adecuaciones y para generar espacios eficientes para el Teletrabajo es necesario un uso óptimo de las TICs, disponer de los criterios óptimos para seleccionar puestos teletrabajables, medir el desempeño, evaluar el clima laboral y cambiar diversos paradigmas de la cultura organizacional, pero además, necesario que los candidatos a teletrabajar sean aptos y competentes para ejecutar los productos, entregables o actividades que se les asignen.
Todos estos cambios se deben proponer entendiendo que las organizaciones no son, necesariamente, total o enteramente virtuales en sus procesos internos y externos. Ello quiere decir, que existen organizaciones en que solamente algunas áreas o partes de un proceso de trabajo son “virtuales”, mientras otras continúan en funcionamiento en el sistema tradicional de gestión.
Pero hoy, en época de coronavirus, o teletrabaja o no trabaja, nos hemos visto obligados a recluirnos en casa por un asunto eminentemente de salud, cuantos funcionarios, técnicos, profesionales, administrativos están el día de hoy teletrabajando, esto ha sido posible gracias al soporte que han permitido las diferentes herramientas tecnológicas con las que disponemos el día de hoy, posiblemente fuimos obligados a utilizar alguna de ellas, a exponer un tema sin necesidad de pizarra o proyector, a realizar una reunión sin estar presentes, a tomar decisiones, llegar acuerdos, etc.
Estamos claros cuales han sido las circunstancias que han obligado a llegar a este punto, sin embargo, esto no limita hacernos algunas preguntas y encontrar algunas respuestas:
- ¿Las personas que están teletrabajando tienen las competencias necesarias?
Esto, no lo tenemos muy claro. El teletrabajo requiere que las personas posean las competencias necesarias para ejecutar sus labores de forma remota. Por tal razón, es necesario garantizar que, al incorporar una persona a este esquema de trabajo, posea las actitudes y aptitudes necesarias para ejecutar las actividades que se le asignen en el tiempo y de la calidad prevista.
- ¿Qué procesos o actividades están siendo teletrabajadas?
Sabemos que la puesta en práctica del teletrabajo conlleva la necesidad de conocer y aplicar criterios para identificar cuales puestos de la organización puede ser virtualizados, porque no todos los procesos o actividades de una organización pueden ser teletrabajables.
- ¿Cómo se están gestionando los resultados del trabajo?
Se hace difícil trabajar por resultados si previo no se ha realizado un plan de trabajo que permita fijar metas, estimar el tiempo y evaluar el desempeño, es poco probable que todas las instituciones estuvieran preparadas para este cambio.
Sin embargo, las interrogantes son muchísimas más: ¿cuántas de estas personas habían realizado alguna vez teletrabajo?, ¿estaban preparados mentalmente para realizar virtualmente su trabajo?, ¿estaban preparados para el uso de herramientas tecnológicas?, ¿tienen en casa los requerimientos técnicos necesarios para trabajar?, ¿cómo se están gestionando desde las jefaturas los resultados de sus trabajadores?
En fin, está claro que el teletrabajo es una forma de trabajo que vino para quedarse, que se ha acelerado debido como consecuencia del coronavirus, pero que esta es la oportunidad de las organizaciones que quieran continuar con esta forma de trabajo, aunque deben realizar un adecuado proceso, a través de una metodología al menos sustentada en las siguientes fases:
• Sensibilización: Sensibilizar a los jerarcas y mandos medios de las instituciones en los beneficios de aplicar el teletrabajo como parte de la modernización de la gestión;
• Capacitación: Aplicar un programa de capacitación a las comisiones de Teletrabajo, jefaturas de base y funcionarios de las instituciones que les permita aplicar el sistema de Teletrabajo de forma exitosa;
• Certificación: Establecer un sistema de certificación que garantice la idoneidad de las personas para incorporarse al programa de teletrabajo.
Posiblemente quedan muchas más reflexiones en el tintero, que en el futuro analizaremos, por ejemplo, cual es el proceso metodológico que se debe realizar para que una organización implemente el teletrabajo y que le garantice ser una organización altamente eficiente, eficaz y exitosa.
