La adaptación a la nueva realidad post-COVID-19: las nuevas Netiquetas para el trabajo desde casa.

La pandemia contra la que se lucha en todo el mundo, provocada por el peligroso virus SARS-CoV-2, ha hecho que tengamos que replantear todos nuestros hábitos, todas las formas en cómo se hacían las cosas, incluso cómo trabajamos. Ha hecho que, en muchas empresas e instituciones, donde existía una fuerte resistencia al teletrabajo, se deba dar el salto abrupto al uso de las tecnologías de información para seguir subsistiendo. En definitiva, las organizaciones que han logrado resistir y evitar un impacto negativo severo han sido las que estaban tecnológicamente más preparadas para adoptar estas formas de trabajo no presencial, y en mayor medida las que ya las practicaban desde hace tiempo.

Son muchas las herramientas que se usan para trabajar remotamente. También pueden ser muy distintas las medidas que toma cada organización para llevar a cabo su trabajo, dependiendo del nivel de seguridad con que deban ejecutar sus operaciones. Sin embargo, siempre que haya personas trabajando, pueden existir malos comportamientos que comprometen desde una amena conversación hasta la consecución de las tareas por parte de cada colaborador.

Por ello, existen las llamadas netiquetas, que son un conjunto de comportamientos que las personas deberían respetar para que siempre exista un ambiente adecuado en la red, no importa su nivel de conocimiento o poder sobre determinados ciberespacios, estas son las normas básicas de comportamiento virtual.

Según César Gutiérrez (2020) en su artículo “La netiqueta y sus 10 reglas básicas”, estos son los 10 comportamientos que todos debemos seguir en la red:

1.º) “Recuerde lo humano – buena educación”: Comuníquese con respeto siempre.

2.º) “Compórtate como en la vida real”: Siga siempre las leyes y comportamientos de la sociedad y del ciberespacio, ya que en todo momento estamos tratando con personas.

3.º) “Sepa en qué lugar del ciberespacio está”: infórmese de las reglas de comportamiento del blog o sitio en donde esté antes de participar en cualquier actividad en el sitio.

4.º) “Respete el tiempo y el ancho de banda de los demás”: Siempre que remita información a otros, sea conciso y asegúrese que esta sea importante. El tiempo que esta persona dedica a revisar lo que usted le envíe es importante.

5.º) “Forma de escritura”: Use formas correctas sencillas, concisas y coherentes de escritura, gramaticalmente correctas, y nunca use lenguaje ofensivo.

6.º) “Comparta el conocimiento de expertos”: Procure que el ciberespacio sea un lugar para enseñar y compartir conocimiento, tanto suyos como de otros expertos.

7.º) “Ayude a que las controversias se mantengan bajo control”: Procure no entrar en discusiones donde no tiene los conocimientos, ya que podría generar confusiones.

8.º) “Respeto por la privacidad de los otros”: Si comparte computadora con otra persona, no revise correos, mensajes, imágenes u otro contenido que no sea suyo.

9.º) “No abuse de las ventajas que usted pueda tener”: No abuse del poder que tenga en un determinado ciberespacio, o del conocimiento que tenga en determinados temas.

10.º) “Excuse los errores de otros”: Todos podemos equivocarnos. Ayude siempre a las personas cuando estén en un error, nunca sea prepotente y jamás se mofe del error de alguien.

A pesar de que estas reglas suponen la base de un buen comportamiento entre las personas en el ciberespacio, en los últimos tiempos, con la pandemia del COVID-19, el teletrabajo se convirtió en la norma general para todas las organizaciones. Y con él, las personas adoptan conductas que muchas veces pueden perjudicar el quehacer de sus compañeros. Por esa razón, es aconsejable seguir una serie de netiquetas, aplicadas al teletrabajo:

Durante las reuniones ejecutivas y seminarios:

Durante este tipo de reuniones, ya sea usando herramientas como Zoom, Microsoft Teams o alguna otra similar, se deben seguir una serie de lineamientos para buscar el éxito de la sesión y un resultado favorable:

1.º) Pregunte siempre si los asistentes están de acuerdo en grabar la reunión: No todos pueden estar cómodos con que se grabe la reunión, e incluso podría resultar en problemas legales si no se les informa a los presentes.

2.º) Establezca las reglas de la reunión desde un inicio: Tanto en los seminarios como en las reuniones corporativas, se debe establecer con los participantes las pautas a seguir durante todo el evento. Desde indicarles la agenda de la sesión, hasta indicarles cuando pueden hacer las preguntas o si se les enviará la información al terminar la reunión, conferencia o seminario.

3.º) Mantenga el control y el orden en la reunión: en este caso el papel del moderador es muy importante, pues este deberá asegurarse de que, quien esté en uso de la palabra, pueda ser escuchado en todo momento, procurando que todos los demás participantes tengan el micrófono silenciado. Además, de vigilar siempre que, si alguien debe continuar con el uso de la palabra, activar su video si es necesario, y asistir en la reactivación del micrófono si se requiere.

Como participante, procure mantener silenciado su micrófono si no es su turno de hablar, para evitar interrupciones a los demás. Y por supuesto, evite interrumpir a otros mientras estén hablando.

4.º) Su velocidad de internet importa: Procure tener en su plan de internet al menos de 2mb de subida y de descarga. Si su llamada se cuelga, todos los demás participantes lo deberán esperar hasta que pueda comunicar correctamente lo que desea, y de una manera no intencional, perjudicamos a todos los presentes en la reunión, poniendo trabas a la comunicación y haciendo perder el tiempo a todos.

5.º) Formas de obtener internet: muchas personas teletrabajan usando la conexión a internet de su teléfono móvil. Por eso, si este es su caso y desea participar en una llamada, fungir como moderador en una reunión o un seminario, o grabar una reunión, procure avisar a sus contactos, para que principalmente no le hagan llamadas telefónicas, minimizando así las posibilidades de la desconexión de internet.

Presencia, mensajes y llamadas

Si bien es cierto, para el teletrabajo son necesarias las herramientas de telepresencia que ya se mencionaron (Zoom, Microsoft Teams, etc), en la mayoría de las organizaciones también se les solicita a los colaboradores que estén disponibles con su teléfono inteligente, usando las llamadas telefónicas y aplicaciones como el WhatsApp o Telegram. Sin embargo, debe evitarse caer en algunos malos hábitos.

1.º) Respeto por el tiempo de los demás: Cuando se comunique con un colaborador y este no conteste, posiblemente esté haciendo alguna tarea importante por la cual no pueda contestar inmediatamente. ¿Qué no debe hacer? ¡Llamarlo reiteradas veces esperando que le conteste! La insistencia no generará más que incomodidad, y posiblemente, estará estropeando alguna tarea importante que su compañero está intentando hacer. ¿Qué sí debe hacer? Dejarle un mensaje diciéndole la importancia de que se comunique con usted tan pronto le sea posible. De cualquier forma, si su compañero está en medio de una tarea importante, no le atenderá hasta que esté disponible.

2.º) La importancia de un mensaje: El tiempo de todos es muy importante. Por eso, si alguien se comunica con usted por medio de un mensaje y no puede atenderle en el momento, es importante que no lo deje “en visto”; por el contrario, envíele un mensaje rápido indicándole que le podrá atender más tarde. Dejar esperando por una respuesta a un compañero puede ser visto como una descortesía o incluso como un menosprecio al valor de su tiempo.

3.º) Si es importante, mejor por llamada: Muchas veces, la mensajería de texto elimina el contexto en el que se desenvuelve la conversación. Elimina las reacciones, las formas de expresión, y los sentimientos de quienes hablan, y hace que muchas veces se incurran en malinterpretaciones. Aunque ciertamente en la mayoría de los casos los mensajes de texto son mucho más eficaces que el correo electrónico y la llamada, por su inmediatez, es aconsejable que, si considera que su tema es importante y puede generar malinterpretaciones, lo mejor es siempre recurrir al medio confiable: las llamadas telefónicas (o en su defecto, una llamada de voz usando su herramienta correspondiente, sea una llamada por WhatsApp o una por Teams).

4.º) Disponibilidad: El estar en teletrabajo no significa que ese tiempo para estar en casa sea estar “de vacaciones”. En realidad, estando en teletrabajo, usted sigue teniendo las mismas responsabilidades y horarios como si trabajara presencialmente, lo que incluye también su disponibilidad. Por esta razón, si usted hace teletrabajo, debe estar disponible durante los horarios establecidos por su organización, en los medios que la misma procure para que esté comunicado (como es el caso de Teams, que permite verse disponible, ocupado o ausente).

Debemos recordar además que el país y la región están pasando por un proceso de cambio y adaptación, y la confianza de las organizaciones en sus colaboradores es un pilar que se fortalece con una serie de acciones, y una de ellas es que aún si no estamos presencialmente, podemos lograr los objetivos y cumplir con nuestras obligaciones siempre. Es una responsabilidad bilateral, y los funcionarios y colaboradores debemos tomar la cuota de responsabilidad correspondiente si queremos que se transforme, para bien de todos, la forma en cómo se trabaja en la actualidad.

5.º) Coordinación de calendarios: Ahora que muchas personas están trabajando desde sus casas, muchas comienzan a tener sus agendas llenas y a priorizar trabajos. Por esto, siempre es aconsejable que optimice sus tiempos de forma que coordine con sus compañeros con tiempo, si necesita reuniones, seguimientos o si sencillamente necesita algo de ellos. De esta forma, los demás no tendrán que posponer otras tareas o quedarse trabajando fuera de horarios. Recuerde que organizarse con los demás también es una forma de respetar su tiempo.

6.º) La presencialidad solo si es necesario: Sabemos que existen muchos trabajos y muchas tareas que forzosamente deben hacerse presencialmente. Sin embargo, también son muchos los trabajos que pueden realizarse remotamente. Por eso, si usted es jefe, procure aplicar el teletrabajo en la mayoría de las tareas en las que sea, y tome todas las medidas higiénicas correspondientes si tuviera que requerir presencialidad de sus colaboradores. Y si usted no es jefe, procure hacer su trabajo de la mejor forma posible desde su casa, y de la misma forma, tome todas las medidas higiénicas necesarias en caso de que deba realizar sus funciones presencialmente.

Finalmente, las siguientes son las tres netiquetas más importantes a tener en cuenta en estos tiempos de pandemia y que aplican al teletrabajo -y a la vida-:

1.º) Sea amable siempre: Siempre hay mejores formas de hacer y decir las cosas. No sabemos por las situaciones que pasan nuestros compañeros de trabajo. Por eso, sea amable siempre con ellos y ayúdelos en lo que le sea posible. Recuerde que, en toda circunstancia, es bueno mantener un ambiente de trabajo que le motive todos los días.

2.º) Procure siempre respetar los horarios de trabajo: Tanto para usted como para sus compañeros, es importante mantenerse sanos y felices no estar conectados al trabajo cada hora de nuestro día. Por eso, procure respetar los horarios y sea lo más productivo que pueda ser durante sus horas de trabajo, y fuera de ellas, distráigase y haga cosas que lo hagan feliz. Eso ayudará a que se cumplan los objetivos en el trabajo y a tener un buen ambiente laboral.

3.º) Lleve su propio control de actividades: Con el teletrabajo como nueva medida para casi todos, es importante que lleve una bitácora de las actividades que hace durante el día, también anotando los compañeros involucrados en sus quehaceres. Tanto como una medida de seguridad para usted mismo, como una buena costumbre, tenga a mano siempre su control de actividades.

En todo lugar donde se encuentre recuerde que promover un ambiente sano para el desarrollo de nuestras actividades es responsabilidad de todos. Por eso, en medio de esta situación, debemos apegarnos a las buenas prácticas más que nunca.

No debemos olvidar que, en el espacio virtual o presencial en el que nos desarrollemos, siempre sale a relucir, nuestro lado humano y también nuestro lado productivo, por eso es crucial recordar que interactuamos con personas y aunque no las podamos ver, ellas están ahí, y también tienen pensamientos, sentimientos y situaciones particulares, por eso respetémoslas, y respetemos y cuidemos estos espacios de encuentro; después de todo, no sabemos cuánto tiempo vamos a permanecer en ellos.

Y usted, ¿qué otras netiquetas aplicadas al teletrabajo conocen y está aplicando?

Referencias Bibliográficas:

Gutiérrez, C. (2020). La Netiqueta y sus 10 Reglas Básicas. Recuperado de http://blog.continental.edu.pe/uc-virtual/la-netiqueta-y-sus-10-reglas-basicas/

Sobre el autor:

Diego Estrada Mora es ingeniero en sistemas, estudió en la Universidad Nacional de Costa Rica, y actualmente funge como el Encargado del Centro de Apoyo en Tecnologías de Información y Comunicación (CATIC) del Instituto Centroamericano de Administración Pública ICAP. Ha laborado como consultor en proyectos, tanto para instituciones públicas como privadas, en el área de mejoramiento de la productividad a través de sistemas. A lo interno del ICAP ha desarrollado proyectos de automatización de procesos y mejoras en la infraestructura informática, de la plataforma virtual, académica y de los cursos virtuales del ICAP.